Plānošanas rīka Asana nozīme manā ikdienā
Pirms nedēļas dalījos pieredzē, kuri mākslīgā intelekta rīki (MI) ir mana ikdiena un kā tie palīdz dažādu uzdevumu veikšanai. Šoreiz nolēmu paturpināt digitālo rīku tēmu un padalīties ar digitālo plānošanas rīku, kas palīdz organizēt manu ikdienu – platformu Asana.
Kādēļ es izmantoju plānošanas rīku Asana?
Mana ikdiena saistīta ar zināšanu nodošanu citiem – ne tikai augstskolu studentiem klātienē, bet arī dažādām pieaugušo apmācību grupām mūžizglītības programmās, kā arī organizāciju komandās. Paralēli vadu komunikācijas nozares lielāko biedru organizāciju. Man ir savs uzņēmums, kā arī biedrība, kurā man ir algoti darbinieki, un es turu rūpi no A līdz Z. Neliegšos, ir arī daudzi sabiedriskie pienākumi, kas nozīmē, ka šī visa pārvaldīšanai nepieciešami digitālie rīki, kas palīdz noturēt fokusu uz visu, kas jāpaveic.
Kā Asana palīdz manu darbu un pienākumu plānošanā?
Jau četrus gadus katru dienu ielūkojos šajā platformā (manā gadījumā datora lietotnē), lai saprastu, kas man šajā dienā ieplānots, ko neesmu paguvusi paveikt vakar un kādi termiņi tuvojas. Plānošanas rīkā pašlaik (vasaras vidū) man ir 15 dažādi projekti.
Labā ziņa – viss ir vienuviet, visi konkrētās dienas uzdevumi no katra projekta parādās vienā skatā, man nav jāmeklē, kurā projektā kas šodien jāpaveic. Man patīk redzēt to vienradzi, kas aizlido pāri datora ekrānam, kad esmu atzīmējusi paveikto uzdevumu – tas uz mirkli sniedz pozitīvas emocijas.
Atzīšos, ka tad, ja neesmu kādu uzdevumu piefiksējusi Asana, tad varu to arī piemirst. Mēs dzīvojam steidzamības laikmetā, ir daudz dažādu ideju un pienākumu, ko nevar paturēt prātā, lai arī cik laba būtu atmiņa. Ja vienlaicīgi vadu astoņas dažādas apmācību grupas, tad nedēļas laikā jāatceras, kurai grupai kurā dienā kura prezentācija jāizveido, kura jāpublicē mācību vidē, kurš patstāvīgais uzdevums jāizlabo. To visu nevar atcerēties! Asana man šo visu palīdz izsekot līdzi.
No organizācijas vadības viedokļa – mirklī, kad noslēdzu sadarbības līgumu, uzreiz Asana atzīmēju visus datumus, kuros jāiesniedz starpatskaites. Noderīgi arī plānot publikācijas, raidieraksta jautājumus, rēķinu izrakstīšanu vai EDS atskaišu iesniegšanu. Ērti un izsekojami!
Sadarbība ar citiem – viena vide, mazāk pārpratumu
Asana programmu var augšupielādēt datorā kā lietotni, izmantot arī telefona lietotnē. Bezmaksas versijā savā komandā varu sadarboties līdz 15 dalībniekiem. Mazākos projektos piedāvāju sadarbības partneriem strādāt savā platformā. Ir arī klienti, ar kuriem sadarbojamies citā rīkā – Trello, ClickUp vai citur. Jāzina katra rīka bezmaksas funkcionalitātes kapacitāte.
Ērtums šajos rīkos – tiek samazināti e-pasti, nesūtam WhatsApp un Telegram ziņas, visa uzdevumu deleģēšana un atgriezeniskā saite notiek pašā rīkā komentāru sadaļā. Būtiska ir caurspīdība – gan komandas vai projekta vadītājs var izsekot līdzi visam, ko dara komandas dalībnieki, uzdevumu progresam, kā arī sniegt atgriezenisko saiti.
Padomi darbam ar Asana
Svarīgi, lai mirklī, kad piešķiram uzdevumu kolēģim, ir uzdevuma apraksts – citādi atkal izplūdīsim garās e-pastu sarakstēs. Iesaku savlaicīgi pie iestatījumiem noņemt paziņojumus, lai uz e-pastu nesaņemam paziņojumu par katru soli platformā. Ja ikdienā pielietojam plānošanas un sadarbības rīku, mēs tajā ieskatāmies vairākkārt – nav nepieciešamības saraustīt mūsu fokusu ar liekiem paziņojumiem.
Man personīgi patīk, ka Asana piedāvā dažādus skatus – saraksta, Kanban dēļa, kalendāra – kas ir pilnīgi pietiekami ikdienas procesu plānošanai.
Papildu iespējas maksas versijā
Asana maksas versijā ir plašākas iespējas: vairāk nekā 15 dalībnieki vienā komandā, prioritāšu pievienošana, t.s. atkarības starp uzdevumiem, Asana MI iespējas un integrācijas ar citām platformām.
Esmu testējusi vismaz septiņās dažādās, bet funkcionalitātes ziņā līdzīgās platformās, un esmu sapratusi, ka Asana ir visaskētiskākā, pietiekama funkcionālā ziņā, lai turpinātu to izmantot.
Droši dalieties komentāros pieredzē, kuri digitālie rīki jums palīdz izsekot līdzi visiem ikdienas darbiem un pienākumiem!