Kas ir Agile? Vienkāršs skaidrojums un kāpēc Agile nav domāts tikai IT speciālistiem
Daudziem septembris ir kā jauns gada sākums, jauns dzīves nogrieznis. Arī man septembris sāksies ar pilnu jaudu darbu un pienākumu, kā arī ar jaunām apmācību grupām Agile projektu un procesu vadībā.
Ļoti bieži, kad stāstu par Agile apmācībām, es dzirdu vienus un tos pašus jautājumus: "Kas vispār ir Agile projektu vadība?" vai tiem, kuri kaut ko dzirdējuši par Agile: "Es diemžēl nestrādāju IT. Vai šīs apmācības vispār ir domātas man?".
Ticiet man, katru, kurš vaicā šos jautājumus, es ļoti labi saprotu. Arī man pirms daudziem gadiem bija tāda pati neziņa, kas slēpjas zem šī vārdu savienojuma. Tagad, kad esmu ienirusi Agile tēmā, es esmu kļuvusi par pavadoni, kura izvada savu apmācību dalībniekus cauri Agile sākuma takām un palīdz izvēlēties virzienu līdz galamērķim.
Termins "agile" lielai daļai cilvēku, kuri par Agile ir dzirdējuši, asociējas ar programmētājiem, sarežģītām tehnoloģijām un uzņēmumiem, kas izstrādā programmatūru. Piekrītu, ka tas bija tālajā 2001. gadā, kad radās Agile manifests un varbūt vēl pirms kādiem 10 gadiem.
Šodien realitāte ir pavisam cita. Agile pieeja projektu, komandu un procesu vadībā kļūst aizvien populārāka.
Pēdējo piecu gadu laikā es esmu mācījusi Agile projektu un procesu vadības pieeju dažādu jomu un organizāciju komandām – valsts pārvaldē, augstskolās, uzņēmumos, nevalstiskajās organizācijās, komunikācijas komandās u.c. Daudzās apmācību grupās nav neviena IT profesionāļa, tajās ir pedagogi, sociālie darbinieki, pārdošanas konsultanti, procesu virzītāji, grāmatveži, juristi utml.
Katrs dalībnieks, kurš ir uzdrošinājies un pieteicies Agile apmācībām, gūst sev vērtīgas atziņas, ko var izmantot profesionālajā ikdienā. Piemēram, viena no kursu absolventēm noslēguma nodarbībā minēja:
Lielākais ieguvums viņai bijis saprast – Agile nav paredzēts tikai IT nozarei. Tieši pretēji – viņa pirmo reizi ieraudzīja, ka šīs pieejas principus iespējams pielāgot arī citām nozarēm un izvēlēties sev piemērotākās metodes.
Lai iedrošinātu kādu paplašināt savu redzesloku un iepazītu Agile, izskaidrošu vienkāršā valodā, kā šī pieeja radusies un kā tās darbības principi var noderēt lielai daļai mazāku un lielāku komandu mērķu sasniegšanai.
Kas patiesībā ir Agile?
Sākšu ar vienkāršu piemēru, ko, pieļauju, lielākajai daļai no lasītājiem būs vienkārši izprast. Iedomājieties, ka draugu kompānija vēlas organizēt kopīgu ceļojumu uz kādu interesantu galamērķi, pieņemsim, ka dosimies kopīgā Santjago ceļā no Francijas un Spānijas robežas līdz Santjago katedrālei.
Ja mēs plānotu šo kopīgo ceļojumu pēc tradicionālās projektu vadības pieejas jeb ūdenskrituma metodes, tad pirms došanās ceļā jau ļoti laicīgi mēs saplānotu visas detaļas, saliekot šo ceļojumu Excel tabulā, precīzi paredzot, cik dienas būsim ceļā, cik kilometru katru dienu mērosim kājām, kurā naktsmītnē paliksim, cikos ēdīsim, cik katru dienu iztērēsim finanses vai tml.
Kādam tas izklausās ideāls plāns un viņš tikai mās ar galvu, ka šis ir ideālais ceļojuma projekts.
Bet dzīve ir dzīve. Kad pienāk diena doties ceļojumā, mūsu mazā draugu kompānija var saskarties ar kādām izmaiņām, piemēram, kāds veselības vai darba dēļ nevar doties ceļā. Savukārt pašā Spānijā, mērojot Santjago ceļu, kādā no dienām var būt nelabvēlīgi laikapstākļi, kas neļauj mums sasniegt jau pirms četriem mēnešiem konkrētajā dienā ieplānoto mazo galamērķi. Gadās vēl kādi neparedzēti apstākļi, kas mums neļauj visam notikt precīzi, kā esam salikuši savā Excel projektā.
Ja mēs plānotu šo ceļojumu pēc Agile pieejas – mēs pieņemtu, ka plāns drīkst mainīties. Mēs zinātu galamērķi, ko vēlamies sasniegt, mums būtu zināms ierašanās un aizbraukšanas laiks, mums būtu zināms pieejamais budžets, bet pārējos aspektus mēs plānotu procesā jeb sadalītu lielo ceļu un piedzīvojumu mazākos posmos.
Nonākot ceļojuma sākumpunktā, mēs vakarā apsēstos ar draugiem un kopīgi izdiskutētu, kāds varētu būt pirmās dienas plāns, nolemjot, ka tā būs izmēģinājuma diena, lai saprastu, cik ātrs ir mūsu katra temps, kad nepieciešamas pauzītes, cik bieži vēlamies ēst, kā uzvedas mūsu kājas utml. Tad pirmās dienas vakarā, kad visi būtu sasnieguši pirmo naktsmītni, apsēstos kopā pēc vakariņām un izdiskutētu, kas mums šodien strādāja, kas neizdevās tik labi, kā mēs varētu saplānot tuvāko nedēļu.
Cik bieži komanda pārplāno darbu, atkarīgs no situācijas. Vienai komandai tas būs katru nedēļu, citai – reizi divās nedēļās vai mēnesī.
Sadalot lielu mērķi mazākos posmos, daudz vieglāk pamanīt riskus, laikus pielāgot plānu un iesaistīt visu komandu lēmumu pieņemšanā. Turklāt mums ir iespēja daudz biežāk apstāties un izvērtēt, kas šodien vai šonedēļ strādāja vai nestrādāja, ko mums vajadzētu atmest vai turpināt, lai mēs gan katrs individuāli, gan kā komanda kopā sasniegtu galamērķi.
Pašlaik mēs dzīvojam steidzamības laikmetā, ir dažādi mainīgie faktori projektos un komandās, kas mudina mūs mācīties pielāgoties un rast elastīgu pieeju darbu plānošanai un mērķu sasniegšanai.
Ja mēs salīdzinām šo analoģiju ar ceļojumu uz Santjago un mazās ikvakara vai iknedēļas sapulces, kāds var padomāt, ka Agile nozīmē strādāt ātrāk. Nebūt nē.
Patiesībā Agile mērķis nav steigties. Tā mērķis ir pēc iespējas agrāk radīt vērtību klientam vai komandai un pēc tam šo rezultātu nepārtraukti pilnveidot. Ja mēs regulāri apstājamies un izvērtējam rezultātu, atrodam veidus, kā novērst šķēršļus, mēs augam arī kā komanda.
Kāds pirmajā mirklī var padomāt, ka lieliski, izklausās, ka Agile pieeja ir pareizā izvēle manai profesionālajai darbībai un tagad aizmirstam klasisko projektu vadības pieeju. Tomēr tas nenozīmē, ka Agile vienmēr ir labākā izvēle. Katrai no abām pieejām ir savi plusi un mīnusi, līdzīgi kā ar dažādu krāsu vai izmēru apaviem – ne visiem der viss. Mums ir jāuzmēra dažādi apavi, jāizmēģina, lai saprastu, vai tie derēs mums.
Tiem, kuri iedziļinās Agile pieejā, rodas priekšstats par projektu un procesu vadības dažādību. Tieši šī domāšanas maiņa bieži kļūst par lielāko ieguvumu.
Agile nav tikai IT
Kā jau minēju iepriekš, daudzi uzskata, ka Agile ir domāts tikai programmētājiem. Tas ir viens no lielākajiem mītiem, jo patiesībā Agile pamatā nav tehnoloģijas, bet gan cilvēku sadarbība.
Ja komandai regulāri jāplāno darbi, jānosaka prioritātes, jāpielāgojas negaidītām situācijām un kopīgi jāvirzās uz rezultātu, tad Agile principi var būt noderīgi neatkarīgi no nozares.
Agile projektu un procesu vadības principi lieliski darbojas arī mārketinga komunikācijas, personāla vadības un pārdošanas komandās, jaunu produktu un pakalpojumu izstrādē, mācību kursu izstrādē un īstenošanā, nevalstiskajās organizācijās un valsts pārvaldē. Šajās nozarēs darba vide bieži ir ļoti dinamiska – mainās prioritātes, parādās jauni uzdevumi, tiek organizēti pasākumi, īstenotas kampaņas vai jāreaģē uz neplānotām situācijām. Precīzi mērķi un skaidras prioritātes īsākiem laika nogriežņiem palīdz mums nenovirzīties no galamērķa.
Manā pieredzē mārketinga komunikācijas komandās reti kura gada sākumā izstrādātā digitālās komunikācijas satura plāna versija paliek nemainīga līdz pat gada izskaņai. Darba procesā rodas aktuāli notikumi, krīzes situācijas, jaunas vadības prioritātes vai negaidītas iespējas, kurām jāspēj pielāgoties.
Arī nevalstiskajās organizācijās, kurās cilvēki lielākoties darbojas brīvprātīgi paralēli saviem maizes darbiem ar ierobežotiem resursiem, Agile pieeja var kļūt par vērtīgu palīgu aktivitāšu plānošanā un īstenošanā, lai sasniegtu iecerētos mērķus.
Šādās mainīgās situācijās Agile palīdz darbu organizēt pakāpeniski, regulāri pārskatot prioritātes un koncentrējoties uz to, kas konkrētajā brīdī rada vislielāko vērtību auditorijai, nevis cenšoties par katru cenu ievērot pirms vairākiem mēnešiem sastādītu plānu. Būtiskāks ir nevis perfekts plāns, bet komandas spēja mācīties un sadarboties pārmaiņu apstākļos.
Agile pamatā ir četras vienkāršas vērtības
Agile ietver dažādas pieejas. Populārākās no tām ir Scrum, Kanban un Lean. Šo prakšu pamatā ir Agile manifests, kuru 2001. gadā radīja 17 programmatūras izstrādes eksperti.
Manifestā nav aprakstīti konkrēti darba procesi vai noteikumi. Tajā formulētas četras vērtības, kas joprojām veido Agile domāšanas veida pamatu.
- Cilvēki un viņu savstarpējā mijiedarbība ir svarīgāka par procesiem un rīkiem.
- Strādājošs rezultāts ir svarīgāks par plašu dokumentāciju.
- Sadarbība ar klientu ir svarīgāka par līguma nosacījumu ievērošanu.
- Spēja reaģēt uz izmaiņām ir svarīgāka par aklu sekošanu sākotnējam plānam.
Ja vēlies ar Agile manifestu iepazīties pilnā apjomā, to vari izlasīt arī oficiālajā tulkojumā latviešu valodā.
Lai nepārprastu Agile vērtību kontekstu, ir svarīgi tās izprast pareizi. Ja runa ir par procesiem, dokumentiem, līgumiem – tie joprojām ir svarīgi. Agile pieejas radītāji šajā punktā vēlējās ikvienam atgādināt, ka situācijās, kad jāizvēlas starp stingru procesa ievērošanu un vērtības radīšanu klientam, priekšroku dodama tam, kas palīdz sasniegt labāku rezultātu.
Agile projektu vadībā pamatā ir līdzsvars, nevis atteikšanās no plānošanas vai dokumentēšanas. Pieņemot Agile domāšanas veidu, mēs iemācāmies mijiedarboties un meklējam balansu starp cilvēkiem un procesiem jeb cilvēki un viņu komunikācija (gan komandā, gan ar iesaistītajām pusēm) ir tikpat svarīgi kā kvalitatīvs rezultāts.
Agile nav tikai par projektu vadību. Agile ir par cilvēkiem, kuri kopā rada rezultātu – gan tie, kuri rada produktu, pakalpojumu, gan tie, kuri maksā par šo rezultātu jeb ir pasūtītāji.
Ko Agile nozīmē ikdienā?
Ja man vienkārši jāraksturo, ko nozīmē Agile projektu un procesu vadība ikdienā, tad es uzskaitītu pāris lietas:
- lielus darbus sadalīt mazākos;
- regulāri izvērtēt rezultātu;
- nebaidīties mainīt plānu;
- vairāk sadarboties komandā;
- koncentrēties uz vērtību, nevis dokumentiem;
- pilnveidoties pēc katra paveiktā sadarbības posma.
Kā jau aprakstīju ceļojuma plānošanas piemērā, viena no Agile priekšrocībām ir tā, ka lielus projektus sadalām mazākos posmos. Tas palīdz ātrāk pamanīt kļūdas, vieglāk pielāgoties izmaiņām un regulāri redzēt progresu, nevis gaidīt projekta beigas un tikai tad saprast, ka kaut kas nav izdevies.
Mēs skrienam tik ātri, ka aizmirstam paskatīties, vai skrienam pareizajā virzienā.
Viens no Agile soļiem ir regulāri apstāties un uzdot komandā vienkāršu jautājumu: "Kas mums izdevās un ko nākamreiz varam darīt labāk?" Šī ir vērtīga prasme jebkurai komandai – arī komunikācijā, valsts pārvaldē vai nevalstiskajā sektorā.
Ja mēs apstājamies un izvērtējam, kas strādā, kas nestrādā, uzlabojam rezultātu, tas labi parāda, ka Agile nemeklē ideālu risinājumu ar pirmo mēģinājumu. Daudz svarīgāk ir katru nedēļu vai pēc katra projekta posma kļūt kaut nedaudz labākiem nekā iepriekš. Ilgtermiņā tas ļauj sasniegt kvalitatīvāku rezultātu, kas apmierina klienta vēlmes.
Vai Agile nozīmē Scrum?
Raksturīgs jautājums, kad cilvēki sāk iepazīt Agile pieeju, ir "Vai Agile nozīmē Scrum?" jeb vai te ir vienlīdzības zīme. Arī es, kad sāku iepazīt Agile, sarunās ar ekspertiem neskaitāmas reizes uzdevu šo jautājumu.
Agile nav metode, ko iemācās vienā dienā. Tas ir domāšanas veids, kas pakāpeniski kļūst par komandas kultūras daļu.
Scrum ir viena no metodēm jeb praksēm, kā mēs varam savā komandā īstenot šo pieeju. Vēl populāra ir Kanban metode. Tad ir LEAN, kas palīdz nepārtraukti pilnveidot procesus.
Dažkārt komandas vai organizācijas ievieš Scrum notikumus jeb sapulces vai Kanban dēļus un uzskata, ka tagad strādā pēc Agile principiem. Patiesībā rīki paši par sevi vēl nenozīmē Agile. Ja mēs sākumā izvēlamies kādu no praksēm, ko vēlamies sākt izmantot savā komandā, mēs to darām ļoti mehāniski, skatāmies, vai darām atbilstoši noteikumiem, esam saspringti un baidāmies kļūdīties. Ar laiku mēs jau darām lietas automātiski un varam teikt, ka šī pieeja kļūst par mūsu domāšanas veidu. Agile kļūst par organizācijas ikdienas domāšanas un darba kultūras daļu.
Agile bieži vien nozīmē arī izkāpšanu ārpus ierastajiem darba paradumiem jeb ārpus mūsu komforta zonas. Arī tie, kuri apguvuši Agile pieeju apmācībās, ir uzsvēruši, ka lielākais ieguvums bijusi tieši drosme pamēģināt citādu pieeju darbam komandā.
Būtiski, ka jebkuru no Agile metodēm vai praksēm, ko izvēlēsimies, mēs īstenosim, balstoties visās četrās Agile manifesta vērtībās un 12 pamatprincipos, ko piedāvā manifesta autori.
Jautājums, vai mūsu komandā ir vienota izpratne par šīm Agile vērtībām un pamatprincipiem, vai ir kolēģis, kurš ir mentors ceļā uz šīs pieejas ieviešanu. Vai esam nodrošinājuši Agile pamatu apmācību visiem komandas dalībniekiem?
Kāpēc Agile kļūst arvien aktuālāks?
Šodien organizācijām un komandām vairs nepietiek tikai ar perfekti saplānotu darbu un uzdevumiem kalendārā. Daudz nozīmīgāka ir spēja pielāgoties dažādām situācijām, kuras, piemēram, pirms mēneša vēl nebija iespējams paredzēt.
Turklāt komandu dalībniekiem jāmācās noturēt fokusu uz mērķi, saskatīt prioritātes jeb sadalīt lielo darbu mazākos soļos. Līdzīgi kā jau aprakstīju par Santjago ceļa plānošanas piemēru.
Vairāki apmācību absolventi, kuri apguvuši Agile pieeju procesu organizēšanā, min, ka svarīgākais ieguvums nav kārtējā metode vai jauns projektu vadības rīks, bet gan domāšanas veida maiņa. Un tieši tas, manuprāt, ir Agile galvenais mērķis.
Agile komandas darbu mēdzu salīdzināt ar bruņurupuča un zaķa sacensību. Viens dodas taisni uz mērķi, bet otrs cilpo vēl pa labi un kreisi, līdz nonāk līdz mērķim. Kurš diez ir patērējis vairāk resursu, kad nonāk galā? Kurš ir paveicis uzdevumu precīzāk un kvalitatīvāk? Dažkārt komandas cenšas būt zaķis, bet Agile māca būt gudram bruņurupucim.
Agile projektu un procesu vadība ir domāta cilvēkiem un komandām, kuras vēlas strādāt gudrāk. Komandu vadītājiem, kuri saprot, ka mūsdienās ne vienmēr uzvar tas, kurš izveido perfektu plānu. Šodien biežāk uzvar tas, kurš visātrāk spēj mācīties, sadarboties un pielāgoties pārmaiņām. To ļoti spilgti piedzīvojām gan 2020., gan 2022. gadā. Pielāgošanās spēja dažādiem ārējās un iekšējās vides izaicinājumiem ir spēcīgs signāls mūsu komandas konkurētspējas veicināšanai.
Un tiem, kuri vēlas apgūt Agile pieeju, nav nepieciešama iepriekšēja pieredze šajā terminoloģijā. Daudz būtiskāka ir vēlme apstāties, paskatīties uz savu darbu citādāk. Saprast, ko no Agile manifesta vērtībām es varu ieviest savā komandā.
Bieži vien tieši cilvēki bez iepriekšējas pieredzes Agile pieņem visātrāk, jo viņiem nav jāatsakās no seniem paradumiem.
Ko visbiežāk dzirdu pēc Agile kursa?
Ja pirms Agile projektu un procesu vadības apmācību uzsākšanas jeb pirmajā nodarbībā es dzirdu šaubas: "Es nestrādāju IT. Vai Agile vispār ir domāts man?"
Tad jau pēc pēdējās apmācību nodarbības atsauksmēs es lasu pavisam citas atziņas:
"Lauzu priekš sevis stereotipu, ka Agile ir tikai IT nozarei."
"Lielākais ieguvums bija domāšanas veida maiņa."
"Saprotu, ka šīs metodes var izmantot arī manā darbā."
"Ieguvu daudz praktisku ideju, ko varu izmantot uzreiz."
Jo vairāk pati izmantoju Agile savā darbā, jo vairāk sapratu, ka šī pieeja nav par projektu vadību. Tā ir par cilvēkiem.
Cilvēki atnāk mācīties metodes, bet aiziet ar citādu skatījumu uz komandas darbu.
Vēlies Agile iepazīt praksē?
Ja pēc šī raksta izlasīšanas saproti, ka vēlies Agile ne tikai izlasīt, bet arī izmēģināt praksē, aicinu pievienoties manām Agile projektu un procesu vadības apmācībām.
Šobrīd ir atvērta pieteikšanās valsts finansētajām apmācībām Biznesa augstskolā Turība, un pieteikumus iespējams iesniegt STARS platformā.
Pieteikties vari šeit: stars.gov.lv/programma/33